Vestlesime Euronics Estonia värbamispartneri Keter Luhaoruga, kes liitus Eesti suurima elektroonikakaupade jaekauplusega kaks ja pool aastat tagasi. Liitudes oli kogu värbamisprotsess hallatud Excelis ja mitmes erinevas online andmebaasis – Euronicsi personalijuht Ave Kruusalu andis Keterile liitumisel rohelise tule, et värbamine uuele ja produktiivsemale tasemele viia.
Kui Keter Euronicsiga liitus, siis oli tal vaja täita 20 vaba positsiooni kauplustes, laos ning kontoris. Arvestades kui erinevaid rolle oli vaja palgata, kandidaatide arvu ning tuleviku värbamiseesmärke, oli vaja kogu protsess muuta strateeglisemaks ja efektiivsemaks.
Viimati värbas Keter ilma tarkvarata üle 10 aasta tagasi kui värbamise mahud lihtsalt olid nii väikesed, et seda oli võimalik käsitsi hallata. Euronicsi värbamisvajadus on keskmiselt 7-10 positsiooni kuus. Keteri jaoks oli koheselt arusaadav, et selliste värbamismahtude ja positsioonide juures on hea värbamistarkvara olemasolu kriitilise olulisusega.
Üheks esimeseks oluliseks eesmärgiks sai sobiva tarkvara leidmine, et garanteerida jaekaubanduses oluliste mõõdikute nagu värbamisele kuluv aeg (time to hire) ning kulu (cost of hire) madalal hoidmine. Tänu eelnevale kogemusele olid selged ka ootused tarkvara suhtes, et neid mõõdikuid soovitud tasemel hoida.
Tänaseks on Euronics ja Keter olnud Teamdashi värbamistarkvara aktiivsed kasutajad juba üle kahe aasta. Palusime jagada, kuidas läks tarkvaravalik ja kasutuselevõtt ning milline on nende senine kasutajakogemus.
Keter, räägi meile lähemalt, milline on värbamine Eesti suurimas elektroonikakauplusteketis Euronicsis? Mis on tüüpilised väljakutsed kaubandusettevõttesse värbamisel?
Euronicsi Baltikumi üksuses on tänaseks 840 töötajat, 47 kauplust, millest 14 asuvad Eestis ja on esindatud kaheksas linnas, kõikides kauplustes on väike laopind ja lisaks on meil suur logistikakeskus, kus on ka Baltikumi esimene robotladu. . Kõikidesse kauplustesse, ladudesse ja kontorisse töötajate leidmisega tegelen mina koos personalijuhi ja värbavate juhtidega, viimased paar kuud on mul olnud abiks ka assistent.
Lisaks värbamisele tegelen ka tööandja brändi ehitamise ja tugevdamisega – alustades töökuulutustest, lõpetades karjäärilehtede ja muude seotud projektide juhtimisega koostöös personalijuhi ja välise agentuuriga.
Me värbame väga paljudele erinevatele positsioonidele, iga värbamisprotsessi planeerimisel arvestame täidetava valdkonna eripäradega, et värvatud saaks kindlasti valdkonna parimad inimesed. Euronicsi jaoks on vaja täita positsioonid kauplustes, kontoris, transpordiüksuses, ning laos. Lähtuvalt positsioonist erineb ka see, kust me kandidaadid leiame ja millised on värbamisetapid.
Lisaks tuleb sisse arvestada ka jaekaubanduse eripärad nagu hooajalisus – minu jaoks kõige kiiremad värbamise perioodid on kevad-suvi ning september. Kauplustes on pigem tööl noored inimesed, kes sageli tahavad või on lausa harjunud suvel vabamalt võtma ja ei taha kaupluses tööl olla, aga kauplused on avatud vaatamata hooajale – peab säilima Euronicsile omane kvaliteet. Samuti on selge, et jõulude ja uusaasta perioodil on müügimahud suuremad – sel ajal ei toimu töötajate liikumist. Kui see periood aga läbi saab, hakkavad ka töötajad liikuma ja värbamiskoormus suureneb.
Sel aastal oleme värvanud 86 uut kolleegi – nii et keskmiselt kuskil 7 värbamisprojekti kuus.
Kaupluste ja lao jaoks on oluline, et oleksime esindatud tööportaalides ning et meil oleks hästi hallatav talent pool, kontorisse spetsialisti positsioonidele tuleb pigem tegeleda sihtotsinguga ja seejuures on oluline, et tunneksin turgu ja oskaksin nt LinkedInist häid kandidaate kõnetada. Kauplustesse on meil keskmiselt 30-60 kandidaati igas projektis, kontoris spetsialisti kohtadele vähemalt 30. On oluline, et värbamisprotsess oleks efektiivne ja kiire.
Kõik kuulutused ilmuvad karjäärilehele, aga suurim arv kandidaate kaupluse- ja laopositsioonidele tuleb läbi CV Keskuse. On tulnud ka ette juhtumeid, kus laotöötajaid on vaja source’ida. Neid ei leia küll LinkedIn-ist, aga võib leida mujalt sotsiaalmeediast. Seetõttu oleme kasutanud ka sihitud sotsiaalmeedia reklaame, et oma kandidaatide baasi suurendada ja laiendada.
Hetkel on käimas Tallinna kulleri värbamisprojekt, kus on 139 kandidaati, projektijuhi kohale kandideeris mõni aeg tagasi 64 ja ostuspetsialisti kohale 53 kandidaati. See on näitaja, et Euronics tööandjana on Eesti turul atraktiivne.
Enne sinu liitumist Euronicsi tiimiga ei olnud kasutusel värbamistarkvara. Mis olid tähtsaimad valikukriteeriumid?
Ausalt öeldes oli minu jaoks esmakordne liituda ettevõttega, kus ei olnud veel kasutusel mingit tarkvara peale Exceli. Tänasel päeval ei peaks ükski värbaja töötama ilma tarkvarata, kui tal just ei ole tõesti paar projekti kuus.
Oli selge, et sellise värbamisvajadusega on õige tarkvara olemasolu kriitilise tähtsusega. Kui ma Euronicsiga liitusin, siis oli mul vaja värvata 20 erinevale positsioonile. Seega pidi tarkvara implementeerimise protsess olema kiire – alates minu liitumisest kuni tarkvara kasutuselevõtuni läks kõigest kaks kuud.
Olin eelnevatel positsioonidel kokku puutunud mitmete värbamistarkvaradega ning seetõttu teadsin, mis kriteeriumid valiku puhul olulised on. Teadsin nende kohta tooteesitlustel küsida.
- Minu jaoks oli esmatähtis, et säiliks kandidaadiajalugu. Kuna värbame erinevatele positsioonidele, siis on oluline, et saaksime välja sõeluda korduvad kandidaadid ning et meil oleks kogu eelnev ajalugu koos kommentaaridega. See aitab kahtepidi: esiteks, me teame, miks kandidaat ei ole osutunud eelnevalt valituks, ja teiseks, meil on tema kohta olemas ajalugu, et tulevikus teda mõnele teisele positsioonile soovitada. Seda kõike Excelis hallata on pea võimatu ja äärmiselt ajakulukas – lisaks võib teha palju vigu, mõni hea kandidaat võib jääda märkamata või sootuks ära kaduda.
- Teiseks on oluline, et oleks kättesaadav värbamise statistika. Me jälgime mõõdikuid nagu värbamiseks kulunud aeg ning värbamiskulu. Meil on oluline täita positsioonid õigete inimestega ja kiiresti. Tavaliselt on meil töökuulutus aktiivne umbes 2-3 nädalat ja eesmärgiks täita positsioon kauplustes umbes 30 päeva jooksul. Protsessi kiirus on oluline ka kandidaatide jaoks. Statistika kokkupanek ei tohiks olla lisaaeg, vaid see peaks olema koheselt ja reaalajas nähtav.
- Kolmandaks on oluline töökuulutuste tegemise võimalus ning integratsioonid tööportaalidega. On oluline, et töökuulutused oleksid atraktiivsed ja kooskõlas Euronicsi tööandja brändiga ning et need jõuaksid ka õigete silmapaarideni. Meil on olemas oma karjäärileht, mis on täielikult kooskõlas meie brändiga – me ei taha teha selles osas kompromisse ka tööportaalides. Kuna värbamisvajadus on ka võrdlemisi suur, siis peavad olemas olema kujunduspõhjad ning võimalus need mitmesse tööportaali korraga avaldada.
- Neljandana tooksin välja ühilduvuse juba olemasoleva tarkvaraga ning kasutuselevõtu lihtsuse. On loomulik, et juurutusprotsess oleks kiire ja lihtsasti arusaadav. Tahtsime tarkvara koheselt kasutama hakata ning kaasata protsessi ka värbavaid juhte – kui tarkvara on kohmakas ja õppimisperiood pikk, siis see oleks dealbreaker. Võtsime hiljem kasutusele ka HiBobi, millega Teamdashil on olemas integratsioon.
- Lisaks eelpool välja toodud kriteeriumitele paistis Teamdashi tarkvara silma klienditoe kiire reageerimisega, mis on siiamaani jäänud suureks tugevuseks. Sellest ajast kui meie Teamdashi kasutama hakkasime on lisandunud palju funktsioone, mis on arendatud lähtudes kasutajate tagasisidest.
Teame, et valisite Euronicsiga värbamistarkvaraks Teamdashi. Oled nüüdseks juba üle kahe aasta meie kasutaja olnud.
Räägi, kuidas on Teamdash Euronicsit värbamisel aidanud?
Parem ülevaade värbamisprotsessist ja kandidaadiajaloost
Meil on nüüd hea ülevaade kogu värbamisprotsessist ning kandidaadiajaloost. Ma näen, kas ja millistes projektides on kandidaat varasemalt osalenud, milline on temaga eelnev suhtlusajalugu ning ma saan kandidaatidele lihtsamaks ülesleidmiseks juurde märkida sobivad tagid ehk sildid. Lisaks saan ma lisada kandidaate LinkedInist ning nii ehitada üles oma talent pool, et kogu informatsioon oleks ühes kohast kättesaadav.
Värbavate juhtide kaasamine ja õiglasem otsustusprotsess
Suureks kasuks on ka lisatud kommentaarid. Nende abil on mugav jälgida ja soovitada kandidaate vabadele positsioonidele ning need muudavad valikuprotsessi läbipaistvamaks – ma ei pea tegema otsuseid kõhutunde pealt, vaid need on põhjendatud. Ma ei räägi siinkohal vaid enda kommentaaridest, vaid ka värbavate juhtide omadest.
Teamdashis on võimalus lisada erinevate õigustega limited usereid ja regular usereid. Kommentaaride lisamine ja Scorecardile hinnangute panemine on lihtne igale kasutajale ja värbavad juhid hea meelega teevad seda.
Annan alati värbavale juhile tema värbamisprojektile ligipääsu, vastavalt kokkuleppele siis kas limited user või regular user olenevalt sellest, kui palju on neil soovi projekti sees kandidaatidega tegeleda. Valdavalt on juhid regular useri staatuses, sest ta saab regular userina parema ülevaate kogu protsessist.
Parem arusaam värbaja töö väärtusest
Teamdashi kasutuselevõtt on aidanud värbavaid juhte protsessi kaasata ning värbaja strateegilisusest aru saada.
See on osutunud väga kasulikuks – värbavad juhid mõistavad kui keerukas ja mahukas tegelikult üks värbamisprojekt on ning neil on ka parem ülevaade kogu värbamisprotsessist. Varasemalt jõudsid nendeni vaid viimased kaks või kolm kandidaati, kelle ma olin välja valinud nendega kohtumiseks. Nüüd nad näevad kogu protsessi ja teekonda, kuidas nende kandidaatideni on jõutud. See aitab mõista, mida värbaja töö hõlmab. See pole lihtsalt nii, et postitad töökuulutuse ja talent pool koputab su uksele – selle taga on suur töö.
Mul oli ka projekt, kus värbav juht soovis ise protsessi screening etapist sobivad kandidaadid välja valida. Tavaliselt olen seda ise teinud ja temani on jõudnud vaid selekteeritud kandidaadid. Tänu Teamdashi tarkvarale oli tal see võimalus näha detailselt, milline on talent pool ja kuidas kandidaadid protsessis edasi liiguvad.
Ma ütleks, et see on aidanud paljudel mittevärbajatel mõista värbaja töö väärtust.
Lihtsasti kättesaadav statistika
Väga suur kasu Teamdashis on värbamisstatistika lihtne kättesaadavus. Selle asemel, et ise arvutusi teha, on mul kõik vajalik ühel ekraanil ja koheselt kättesaadav. Ma saan seda võrrelda ajalooliste tulemustega – näha trende ning mõista pudelikaelu. Varasemalt ei kasutanud ma nii palju mõõdikuid kuna mul ei olnud sellist vabadust neid ilma Excelis arvutusi tegemata kätte saada. Enim jälgin ma time to hire’it
Atraktiivsete töökuuluste loomine
Ei saa üle ega ümber töökuulutuste loomisest, mis tööportaalides ka välja paistaksid. See oli ka üks tarkvaravaliku tähtsamaid kriteeriumeid – suur osa meie suuremahulisematest värbamistest tuleb läbi tööportaalide. Meil on vaja, et me kandidaatidele silma jääksime. Selle jaoks on meil loodud Teamdashi template’id, mida lihtsasti kopeerida ning vastavalt otsitavale positsioonile muuta. Tänu nendele põhjadele läheb mul kõigest 3 minutit, et luua atraktiivne töökuulutus ning see ka nupuvajutusega erinevatesse tööportaalidesse lisada.
Automatiseerimine
Kui mul enam homsest värbamistarkvara poleks, siis kõige suurem ajakulu oleks tegevustel, mida ma praegu saan lihtsasti automatiseerida. Lisaks ka automaatsete triggerite seadmine ja tegevuste ajatamine.
Aeg on värbamisvaldkonnas kriitilise tähtsusega – ma ei kujutaks ette kui ma peaks praegu käsitsi saatma välja kalendrikutseid, saatma kandidaatidele tagasiside või äraütlemis-emaile ning küsima või ootama värbavate juhtide tagasisidet kandidaadi kohta. See ajakulu mõjutaks tähtsaid mõõdikuid, rääkimata sellest, et ka nende mõõdikute arvutamine võtaks omajagu aega.
Mis funktsionaalsuseid oled Teamdashi juures veel avastanud?
Asünkroonsete videointervjuude kogemus
Mul puudus varasem kokkupuude asünkroonsete videointervjuudega. Müügikonsultant Endrik oli neid mulle mitu korda maininud ning kui hakkasime värbama sotsiaalmeedia spetsialisti, siis mõtlesin, et see on parim võimalus katsetamiseks.
Sellel konkursil oli väga palju kandidaate – üle 150. Oleks olnud keeruline kõigi potentsiaalselt heade kandidaatidega kohtuda, aga asünkroonsed intervjuud andsid võimaluse meil kohtuda rohkemate kandidaatidega ja ka rohkematele kandidaatidele võimaluse pääseda edasi järgmisesse vooru.
Lisaks sai niimoodi paremini välja sorteerida kandidaadid, kellel ei olnud tegelikult nii suurt huvi või motivatsiooni meie tiimiga liituda. Oli mingi osa kandidaate, kes jättis asünkroonsetele videointervjuudele vastamata – ma ei oleks huvi puudumist saanud nii kiiresti ja lihtsalt silmast-silma kohtudes märgata. Kokkuvõttes säästis see palju aega nii meile kui kandidaatidele.
Minu jaoks oli see positiivselt üllatav kogemus. Ühest lühikesest asünkroonsest videointervjuust saab palju rohkem kandidaadi kohta teada kui lihtsalt CV-st. Need ei sobi igale positsioonile värbamiseks, kuid teatud positsioonidel kasutan ma hea meelega neid ka tulevikus.
Automaatsete emaili-meeldetuletuste kasutamine
Kontori või spetsialisti kohale kandideerijate puhul ei ole probleemiks mitte kohaleilmumine või kõnedele vastamata jätmine – küll aga esineb seda positsioonidel nagu laooperaatorid, kliendikonsultandid või kassapidajad. Olen ka täheldanud, et mida noorem inimene, seda lihtsamini seda juhtub. Tegelikult on see ikkagi kahesuunaline tänav – kandidaadid ootavad tagasisidet ja samamoodi ootavad seda ka värbajad.
Kui on kandidaadid, kes on kandideerinud mitmele konkursile ja pole siis telefonile vastanud, aga ma hindan neid ikka tugevateks või sobivateks, siis on mul nüüd võimalus saata automaatne email meeldetuletusega. Kõnedele mittevastamise taga võib olla hirm, et helistatakse müügikõne eesmärgil – automaatse emaili puhul on mul võimalus seda ilma lisaajakuluta järgi uurida. Ma näen ka Teamdashist saadetud emailide avamismäärasid ja see aitab vähendada kandidaatide hulka, kes konkursist vastamata jäetud kõne tõttu välja langevad.
Tegelikult on lisandunud palju erinevaid võimalusi, mille kõigiga ma pole jõudnud veel tutvuda. Customer Success tiim eesotsas Triinuga on koostanud palju tutvustavat ja õpetlikku materjali, mis mul on plaanis läbi töötada kui võimalus tekib.
Kokkuvõttes: mis on suurim kasu, mis Sa Teamdashist saanud oled?
Kui Teamdashi ei oleks, siis operatiivsele tööle või lihtsatele copy-paste tegevustele kuluv aeg oleks tohutu. Kõikide emailide eraldi saatmine või töökuulutuste kujundamine ja seejärel portaalidesse lisamine võtaks tohutu aja. Nüüd ma saan seda aega investeerida tegevustesse, mis tegelikult kasu toovad.
Olen Teamdashi abiga saanud palju strateegilisemaks värbajaks – see muutus on toimunud eelkõige Euronicsis töötades viimase kahe ja poole aastaga. Mul on värbamisprotsessist täielik ülevaade ning ma saan seda kohandada täpselt oma praegustele vajadustele. See on tänasel värbamismaastikul eriti oluline – ma saan varakult identifitseerida potentsiaalsed murekohad ning olla kandidaatide leidmisel efektiivsem.
Värbamine koos Teamdashiga on palju mugavam ja läbipaistvam, koostöö värbavate juhtidega on sujuv. See aitab kogu värbamiskommunikatsiooni efektiivsemaks muuta. Olen ka teiste värbamistarkvaradega kokku puutunud, aga ükski neist pole olnud nii efektiivne ja võimalusterohke kui Teamdash.
🤗 Aitäh, Keter, et meiega oma kogemust jagasid!
Kui soovid näha, kuidas Teamdashi lahendused Sind aidata saavad, siis broneeri tasuta konsultatsioon.
