Kuidas Tele2 Eesti töövestluste kokkuleppimiselt sadu tunde säästis?

Tele2 Eesti enamasti tutvustamist ei vaja – tegemist on tuntud telekommunikatsiooni ettevõttega, mis on alati silma paistnud kvaliteetse teenusega, meeldejäävate reklaamidega ning valitud korduvalt ka Eesti atraktiivsemate tööandjate hulka.

Kuid veel vaid paar aastat tagasi oli Tele2 Eesti-l värbamisel paar arvestatavat pudelikaela – mitmeid korduvaid ja ajakulukaid tegevusi tehti manuaalselt, mis pikendas värbamisotsuste tegemist. Suureks ajaröövliks osutus tihti just töövestluste kokkuleppimine kandidaatide ja värbavate juhtide vahel. Kui siia veel lisada tõsiasi, et mõned üleriigilised töökuulutused said koguni kuni 600 kandidaati positsiooni kohta, siis pole raske näha, kuidas selline olukord värbajatele kiiresti suureks väljakutseks sai.

Kuidas kõiki neid kandidaate kõike efektiivselt hallata? Kuidas saada paremaid tulemusi kiiremini? Kuidas töövestluste kokkuleppimiselt oluliselt aega kokku hoida? Selliste väljakutsete ees seisavad täna paljud ettevõtted nii Eestis kui kogu maailmas. 

Tele2 Eesti personalimeeskond otsustas kogu oma värbamisstrateegia ülevaadata ning kasutusele võtta kaasaegse värbamistarkvara Teamdashi näol. Rääkisime Tele2 Eesti personalipartnerite Kerli Möldre ja Heily Voodlaga, et uurida, kuidas nad ülalmainitud väljakutsed lahendasid.

Veidi lisainfot ettevõtte kohta:

• Ettevõte: Tele2 Eesti
• Valdkond: Telekommunikatsioon
• Töötajate arv: 201–500 (Eestis)
• Kasutavad Teamdashi alates: 2022
• Peamised väljakutsed värbamisel enne Teamdashi kasutuselevõttu: Palju kandidaate ühele positsioonile, palju korduvaid ja manuaalseid tegevusi, töövestluste kokkuleppimine manuaalne ja ajakulukas.
• Enne Teamdashi rakendamist kasutas Tele2 Eesti mitmeid erinevaid värbamisplatvorme.

Peamised murekohad värbamisel:

Tele2 Eesti personalipartnerid Kerli Möldre ja Heily Voodla tõid välja peamised murekohad, mida nad ettevõttena parandada soovisid:

1. Töövestluste kokkuleppimine liiga ajakulukas
   Töövestlusteks sobivate aegade leidmine võttis liiga palju aega. Koordineerida tuli kõigi osapooltega ükshaaval ning oli ebaefektiivne. Sadade kandidaatide CV-de läbitöötamine, valikute tegemine ning valitutega sobivate aegade leidmine tähendas meeskonnale tohutut ajakulu.
2. Värbavate juhtidega koostöö ebaefektiivne
   Värbavate juhtide protsessiga kursis hoidmine ja nende tagasiside saamine nõudis pidevaid kahepoolseid meeldetuletusi ja järelpärimisi, mis võtsid palju aega.
3. Andmekaitsega seotud väljakutsed
   GDPR-i nõuetele vastavuse ja kandidaatide andmete turvalisuse tagamine oli ja on alati olnud ettevõtte prioriteet, kuid selle käsitsi mitme süsteemi kaudu haldamine oli väga aeganõudev.
4. Kandidaadikogemuse kvaliteet
   Tele2 Eesti poolt kandidaatidega peetud tagasisideküsitlustest selgus, et kandidaadid tundsid, et pidid liiga kaua ootama ettevõtte tagasisidet, mis põhjustas neile stressi ning vähendas nende kaasatust.

Värbamisprotsessi kaasajastamine:

Tele2 Eesti personalimeeskond otsustas antud väljakutsetega tegeleda kahes osas: vaadata üle oma värbamisstrateegia ning uuendada oma värbamistarkvara. Kuna meeskond otsis tarkvara, mis nende värbamisprotsessi etappidega hästi kohaneks, otsustasid nad pärast paari erineva variandi läbivaatamist Teamdashi kasuks.

Teamdashi boonuseks oli Tele2 Eesti meeskonna sõnul värbamistarkvara kasutusmugavus ja -lihtsus, uued kaasaegsed kasutusvõimalused ja tööriistad (mh pakub Teamdash ka tehisintellektil põhinevaid tööriistasid) ning suurepärane valik vajalikke integratsioone- nii kõigi Baltikumi tööportaalide kui ka näiteks Microsoft tööriistadega.

Tänu kaasaegse värbamistarkvara rakendamisele ja olemasoleva värbamisstrateegia ülevaatamisele suutis Tele2 Eesti oluliselt parandada pakutavat värbamiskogemust nii värbajatele endale, värbavatele juhtidele kui ka kandidaatidele ning säästa sadu tunde väärtuslikku tööaega.

Töövestluste kokkuleppimine

Enne Teamdashi kasutuselevõtmist oli Tele2 Eesti töövestluste kokkuleppimise protsess pea täielikult manuaalne. Sobivate aegade koordineerimine, kalendrikutsete saatmine ja kandidaatide küsimustele vastamine võttis 1-2 minutist kuni 15 minutini kandidaadi kohta (näiteks kui kandidaadil oli palju küsimusi). Kui kandidaat või värbav juht aga mingil põhjusel hiljem töövestluse aega muuta soovis, tuli kogu protsess uuesti ette võtta.

Teamdash aitas töövestluste kokkuleppimiselt oluliselt aega säästa:

• Vabade aegade leidmine muutus kiiremaks ja automaatseks:
  Teamdash pakub oma kasutajatele võimalust läbi kalendriintegratsioonide eelvalida töövestlusteseks sobivad vabad ajad ning läbi automatiseeritud e-kirjade need ka kandidaatidele kohe edastada. See tähendab, et töövestluste kokkuleppimine on pea täielikult automatiseeritud, kandidaat saab e-kirja värbavale juhile sobivate aegadega ning saab seejärel valida endale sobivaima aja. Nii kandidaadile kui värbavale juhile on selline protsess kiire, paindlik ja valutu. Värbaja ise saab võimaluse kogu koordineerimisele kuluva aja pühendada teistele tähtsatele ülesannetele. Tulemus? Oluline ajasääst ning professionaalne ning usaldusväärne kogemus kõigile osapooltele.
• Kõik osapooled on tänu automatiseeritud meeldetuletustele alati informeeritud:
  Kõik osapooled saavad automaatseid meeldetuletusi ning kalendrites on alati uuendatud info, mis aitab kindlustada, et kandidaadid on õigel ajal õiges kohas ning asjaolude muutumisel on kõik osapooled reaalajas informeeritud.

Teamdashi värbamistarkvara võimaldab töövestluste kokkuleppimiselt oluliselt aega kokku hoida. Värbav juht saab kalendris eelvalida pakutavad ajad või paluda pakkuda ükskõik mis vaba aega enda kalendrist. 

“Kui varem tuli iga kandidaadiga töövestlus eraldi kokkuleppida, siis nüüd märgistan lihtsalt Teamdashis kõik kandidaadid, kellega soovime lähemalt vestelda, ja saadan neile kõigile kutsed ja vabad ajad korraga väja. Töövestluste kokkuleppimine võtab nüüd vaid paar nupulevajutust!”

– Kerli, HR Partner @ Tele2 Eesti

Efektiivsem koostöö värbavate juhtidega:

Tele2 Eesti suutis oluliselt paranda koostööd personalimeeskonna ja värbavate juhtide vahel.

• Kõik kandidaadiinfo ja tagasiside ühes kohas kiirendab otsuste tegemist
  Kuna Teamdash võimaldab hoiustada kogu kandidaadiinfo, kommunikatsiooni ning tagasiside ühes kohas, siis on kõik ühtses infoväljas ning saavad automaatseid teadaandeid, kui kandidaadi külge on lisatud täiendavat infot või värbav juht on andnud oma tagasiside. See aitab vähendada vajadust täiendavate kohtumiste järgi, mis kiirendab otsuste tegemist.

Kõik vajalik info on kiiresti kättesaadav, mis vähendab igapäevast värbamisega suurenenud töökoormust ja võimaldab keskenduda rohkem kandidaatidele. Kandidaadiga seotud suhtlus koondub ühte kohta, mis lihtsustab teabe jälgimist ja ajaloo vaatamist, hoides ära segadust ja võimalikke möödarääkimisi personali osakonnaga.

Toomas, Värbav juht Tele2 Eesti

• Värbavad juhid saavad iseseisvalt tegutseda:
  Värbavad juhid ei sõltu enam värbajatest kandidaate puudutava info saamiseks. Juhid saavad ise süsteemi sisselogides näha värbamisprotsessi seisu reaalajas. See kiirendab otsuste tegemist ja vähendab värbaja vajadust pidevalt juhti informeerida. Värbajad saavad anda juhtidele ligipääsu ainult neile vajalikule infole, et juht leiaks kiirelt üles just talle vajaliku info.

Teamdashis on kogu kandidaadinfo, kommunikatsioon ning tagasiside talletatud ühte kohta, mis võimaldab kiirelt otsuseid teha ning värbamisprotsessist ülevaade saada. NB! Teamdashi on võimalik kasutada ka Eesti keeles 🇪🇪

“Soovin tänada Teamdashi meeskonda väga mugava kasutajakogemuse ja hästi läbimõeldud värbamissüsteemi loomise eest. Eriti meeldib mulle kandideerijate liigutamise lihtsus ühest värbamisetapist teise – see säästab oluliselt aega ja võimaldab efektiivselt hallata kogu protsessi, isegi kui kandidaatide arv on tavapärasest suurem.

Toomas, Värbav juht Tele2 Eesti

Parem kandidaadikogemus:

Tele2 Eesti personalimeeskonna jaoks oli samuti oluline, et kandidaadid tunneksid end kogu värbamisprotsessi jooksul kaasatuna ning informeerituna.

• Kandidaadid saavad automaatseid teateid värbamisprotsessi hetkeseisust ja on pidevalt informeeritud
  Teamdash võimaldab kandidaate automaatselt teavitada, kui nad on liikunud järgmisesse värbamisprotsessi etappi, kui nad ei ole pääsenud järgmisesse vooru ning saadab välja automaatsed kutsed tööintervjuudele või info oluliste tähtaegade kohta. Keegi ei jää vastuseta või tarbetult ootama. Selline läbipaistvus vähendab tagasiside ootamisega seotud stressi ning aitab Tele2 Eestil säilitada oma mainet atraktiivse, professionaalse ja hooliva tööandjana.
• Korduma kippuvad küsimused vastatud!
  Tele2 Eesti lõi seoses värbamisstrateegia uuendamisega ka “Korduma kippuvate küsimuste” veebilehe, mille link on lisatud automaatselt väljaminevatele töövestluste kutsetele. Seeläbi saavad kõik kandidaadid võimaluse saada kiirelt vastused oma küsimustele. See tähendab, et värbajal vabaneb omajagu aega, mis muidu oleks kulunud telefonikõnedele ja e-kirjadele vastamiseks.

“Kuna kõigi kandidaatide andmed on meil nüüd ühes tarkvaras ja süsteemselt talletatud, saame oluliselt kiiremini ja lihtsamini leida ja soovitada mittepalgatud kandidaate teistele vabadele ametikohtadele, kuhu nad võiksid sobida. Lisaks ei teki meil vajadust neilt uuesti küsida infot või küsimusi, millele nad varasemalt juba vastanud on.”

– Heily, personalipartner Tele2 Eestis

Andmete turvalisus ja GDPR-i nõuetele vastavus:

Tele2 Eesti on alati kandidaatide infoga väga hoolsalt ümber käinud ning jälginud, et andmed oleksid hoiustatud turvaliselt ning nõuetele vastavalt. Teamdash võimaldab kogu protsessi oluliselt lihtsustada.

• GDPR-ile vastavus ✅
  Teamdash pakub võimalust hoiustada kogu kandidaadiinfot GDPR-i nõuetele vastavalt. Värbajad saavad seadistada automaatselt väljaminevad teated, et kandidaadid saaksid oma andmete hoiustamise nõusolekut uuendada ning pikendada, kuna see võimaldab värbajatel neid kaaluda tulevastele vabadele positsioonidele. Nõusoleku puudumisel kustutatakse mittevastavad andmed automaatselt. Värbajad saavad aga kindlustunde, et kandidaatide andmed on alati nõuetekohaselt hoiustatud.
• Kiire ligipääs kogu kandidaadiinfole:
  Kuna kogu kandidaadiga seotud info, tagasiside ja kommunikatsioon on talletatud Teamdashi süsteemis, saavad värbajad ja värbavad juhid kandidaadist alati kiirelt tervikliku pildi ilma vajaduseta infot mitmest erikohast kokkuotsida.

“Teamdash on toonud meile kindlustunde, et kõik andmed on talletatud turvaliselt, nõuetekohasel ja GDPR-iga kooskõlas.”

– Kerli, personalipartner Tele2 Eestis

Tulemused:

Teamdashi kasutuselevõtt ja oma värbamisstrateegia ülevaatamine on aidanud Tele2 Eestil oluliselt parandada oma senist värbamisprotsessi ning tunda uhkust nii kandidaatidele kui värbavatele juhtidele pakutava kogemuse üle.

• Sadade tundide ulatuses säästetud aega: Tänu Teamdashile on Tele2 Eesti personalimeeskond säästnud lugematul hulgal töötunde tööintervjuude kokkuleppimiselt ja ka teistes värbamisetappides.  Automaatsed teavitused, vabade aegade eelvalik jm on võimaldanud Tele2 Eestil töövestluste kokkuleppimise teha kiireks, paindlikuks ja valutuks kõigile osapooltele.
• Parem kandidaadikogemus: Tänu teavituste automatiseerimisele, on kandidaadid alati oma kandidatuuri staatusega kursis, omavad ligipääsu positsiooniga seotud lisainfole ning ei jää ilma vastuseta. Värbajad aga saavad vabanenud aja pühendada kandidaatidele personaalse lähenemise pakkumisele ning seeläbi teha kindlaks, et Tele2 Eestil on positiivne tööandja kuvand ning jätkuvalt palju häid kandidaate. 
  
• Kiiremad ja kvaliteetsemad värbamisotsused: Kuna kõik kandidaatidega seotud info on talletatud Teamdashi süsteemis kandidaadiprofiilile, annab see värbavatele juhtidele ja värbajatele võimaluse olla alati ühes infoväljas, pakkuda kiirelt ja efektiivselt tagasisidet ning teavitada kõiki osapooli info lisandumisel. See võimaldab teha värbamisotsuseid kiiremini ja parandada ka nende kvaliteeti.
• GDPR-i nõuetele vastavus: Kõik kandidaatide andmed on hoiustatud ühes kohas ning nõuetekohaselt. Uuenduspäringud lähevad välja automaatselt ning nõuetele mittevastavad andmed eemaldatakse süsteemist. Tele2 Eesti personalimeeskond saab alati kindel olla, et nende värbamisprotsess vastab andmekaitsenõuetele.Seega on Tele2 Eesti meeskond tänu Teamdashi kasutuselevõtule ning oma värbamisstrateegia uuendamisele saanud oluliselt parandada kõigi värbamises osalevate osapoolte kogemust, säästa oluliuselt värbamisele kuluvat aega ning teha kvaliteetseid otsuseid kiiremini.

Suurepärane töö, Tele2 Eesti meeskond!