Mille alusel valida omale värbamistarkvara pakkuja? Millal on õige aeg värbamistarkvara kasutusele võtta? Kui palju värbamistarkvara aega säästab ja millal see end ära tasub? Milliseid värbamisprotsesse on võimalik värbamistarkvara abil automaatseks muuta või lihtsustada? Need ja paljud teised küsimused saavad selles artiklis veidi vastuseid.
Värbamistarkvara HR tarkvara osana või eraldi?
Kui Sa seda artiklit lugema sattusid, siis Sa ilmselt oled juba kursis, et värbamistarkvara lahendusi on maailmas tõesti palju. Ma proovin siinkohal selle mitmekesise pildi veidikenegi lihtsamaks teha.
Värbamistarkvara lahendusi on eraldiseisvaid, s.t selliseid, mis on mõeldud ainult värbamisprotsesside, kandidaatide halduse, sihtotsingu ja värbamisturunduse lihtsustamiseks. Aga on ka selliseid, mida pakutakse tervikliku HR infosüsteemi (HRIS) ühe osana. Üldine trend, kuhu poole HRIS-d liiguvad, kipub tarkvara pakkujate poolelt olema spetsialiseerumine ühele konkreestele protsessile HR valdkonnas ja lihtsad integreerimisvõimalused kõigi teiste organisatsiooni HRIS osadega. Et pilti mitte keerulisemaks ajada, siis ma pikemalt HRIS-dest siin ei räägi, märgin vaid ära, milliseid suuremaid nö tootegruppe olen HRIS-de seas märganud. Need on niisiis juba varem mainitud värbamistarkvara lahendused, kandidaatide ja meeskonna hindamise tööriistad; personalihalduse, s.h personali dokumentatsiooni halduse tarkvarad; palkade- ja puhkuste arvestuse tarkvara; tööajamõõtmise ja -planeerimise tarkvarad; personalijuhtimise- ja töötajate arendamise rakendused.
Värbamistarkvara lahendustest (nagu ka HR tarkvarade puhul üldisemalt) eristatakse SaaS, ehk Software as a Service tüüpi lahendusi, mille puhul värbaja pääseb oma värbamiskeskkonnale ligi kõikjalt, kus on internet ja nn töölaua rakendusi, mis installeeritakse kliendi arvutisse programmina. Viimaste osakaal värbamistarkvara turul küll kahaneb väga suure hooga. SaaS lahenduste eeliseks on see, et tarkvara uuendusi tehakse automaatselt, lahendus on kõikjalt, kus on internet turvaliselt ligipääsetav ning värbaja ainukene ülesanne on tarkvara kasutada.
Milliseid värbamisprotsesse saab värbamistarkvara abil lihtsustada?
Kui vaadata protsesside kaupa, mida nii tööandjad kui ka värbamisagentuurid lihtsustada soovivad, siis võib eristada kuute peamist protsessi: Kandidaatide haldamine, s.h kandidaatidega suhtluse ja muude tegevuste haldamine (ingl: Applicant Tracking Solutions või Applicant Tracking Software ehk ATS või Recruitment CRM); töövestluste tööriistad (nt tööintervjuude kokkuleppimise lihtsustamine (ingl: interview scheduler), videovestluste- ja videointervjuu lahendused); kandidaatide hindamistööriistad (ingl: candidate assessment tools); koostöö värbavate juhtidega kandidaatide hindamisel; värbamisturunduse rakendused (ingl: recruitment marketing, employer branding tools, social media recruitment. Viimaste alla käib näiteks tööportaalidesse töökuulutuste postitamise lihtsustamine, sotsiaalmeedia värbamiskampaaniate tööriistad, töökuulutuste, värbamiskampaania maandumislehtede tööriistad. Lisaks eeltoodule tooksin välja veel juhtidele või klientidele kandidaatide esitamist lihtsustavad töövahendid, mis on eriti suureks abiks värbamisagentuuridele, kuid ka tööandjatele endile.
Mitu Eesti ettevõtet pakuvad kaasaegseid, konkurentsivõimelisi ning osad neist ka täiesti terviklikke värbamistarkvara lahendusi. Nende seas näiteks Teamdash, millega ka siinkirjutaja seotud on, lisaks veel Recrur, Sinulab ja veel mõned. Sellele vaatamata, kui Sa, hea lugeja, peaksid ingliskeelsest internetist värbamistarkvara otsima hakkama, toon veel ära mõned olulised terminid, mida peaksid teadma. Pakutakse veel ka sourcing’u tööriistu (sourcing on passiivsete kandidaatide tuvastamine, kontakti loomine ja kaasamine värbamisprotsessi). Ingliskeelses keeleruumis kasutatakse veel ka terminit candidate relationship management ehk recruitment CRM, mis mõlemad on sisuliselt sama ja mis kätkevad endas ka kandidaatide haldamist.
Mille poolest erinevad Applicant Tracking System ja Recruitment CRM?
Candidate relationship management, mida võimaldab Recruitment CRM ehk kandidaatide suhete haldamise tööriist, on pidev tegevus, mis toimub ka siis, kui konkreetset värbamisprojekti ei ole käimas. See kätkeb endas kõiki neid kokkupuutepunkte ja nn suhtlemisakte, kus me potentsiaalsete tänaste ja tulevaste kandideerijatega kokku puutume, alates organisatsiooni karjäärilehest kuni regulaarsete värbamisürituste, isiklike kohtumiste, telefonikõnede ja konkreetsete värbamisprojektideni välja. Kandidaatide haldus, ehk applicant tracking on üks osa eelnevast ja toimub konkreetse(te) värbamisprojekti(de) või ametikoha täitmise protsessi raames.
Kaasaegsetesse ja terviklikesse värbamistarkvara lahendustesse on sisse programmeeritud recruitment CRM funktsioonid. Kui inimene on kas kandideerinud, karjäärilehelt oma CV saatnud, värbamisüritusel oma visiitkaardi andnud või muul moel oma soovi ja nõusolekut avaldanud, et tööandja võib tema andmeid CV andmebaasis hoida ja töödelda, siis sellega on suhtlus alanud. GDPRi ehk Euroopa Liidu isikuandmete kaitse määrusele vastavas värbamistarkvara keskkonnas on selliste kandidaatidega suhtlus tehtud äärmiselt lihtsaks ja enamasti kõik, mida on võimalik automatiseerida ja digitaliseerida, on ka digitaliseeritud.
Tööandja või värbamisagentuuri poolt aktiivselt hallatud kandidaatide ja nende CV-de andmebaas peaks olema esmane kandidaatide allikas igas värbamisprojektis. Automaatsete ja pooautomaatsete värbamisturunduse-, sihtotsingu- ja suhtlemise tööriistade abil on kandidaatidega pideva suhtluse hoidmine sarnane nagu ka müügitöös potentsiaalsete klientide suunal turundamine. Kui potentsiaalsete kandidaatidega pidev suhtlus sisse seada, on ka värbamine, siis kui selleks vajadus tekib oluliselt lihtsam ja kordades kiirem. Põhjus, miks ma eelnevast värbamistarkvara valiku kontekstis kirjutan on see, et ilma vastava tarkvaralahenduseta ei ole enamikel ettevõtetel selline oma kandidaatide andmebaasi haldamine ajaliselt võimalik. Kuid vastavat tarkavara kasutades on täiendav ajakulu kindlasti kordades väiksem, kui värbamisvõimekuse kasvust saadav kasutegur.
Kuidas valida värbamistarkvara?
Värbamistarkvara valik ja kasutuselevõtt on tänapäeval tegelikult üsna lihtne. Kõige ajamahukam protsess tarkvara kasutuselevõtul võibki olla hoopis tarkvara valikuprotsess ise.
Kui otsus on tehtud, siis värbamistarkvara kasutuselevõtt võib toimuda ka väga suures ja rahvusvahelises organisatsioonis vaid loetud päevade või mõne nädala jooksul. Uue tarkvara tehnilised seadistused ja integratsioonid teiste infosüsteemidega ei ole värbamistarkvara puhul eriti ajamahukad ja need teeb tavaliselt tarkvarapakkuja ise kliendi eest ära. Mõnes organisatsioonis võib juurutamisprotsessi pikemaks venitada aeglane sisekommunikatsioon ja organisatsioonisiseste kokkulepetega venitamine. Kuid ka selles osas saab kasutada tarkvarapakkuja poolset nn onboaring’u tuge. Kogenud värbamistarkvara juurutaja juhib kogu onboarding’u protsessi ja aitab kõik vajalikud tegevused kiiresti ära teha. Väiksemas organisatsioonis, kus värbajaid ja juhte on vähem saab värbamistarkvara hakata kasutama sisuliselt kohe praegu, sest viimaste kaasamisele ei kulu eraldi aega.
Juhul, kui vana värbamistarkvara soovitakse välja vahetada uue ja kaasaegse vastu, siis võib teatud lahenduste puhul olla keeruline vanalt tarkvaraplatvormilt kätte saada oma kandidaatide andmebaasi. Enamik värbamistarkvara pakkujaid käsitleb kliendi poolt loodud kandidaatide andmeid kliendile kuuluva sisuna, mille klient saab mõne klikiga vanast lahendusest eksportida ja uude süsteemi sisse importida. Värbamistarkvara valikul on see aga üks olulisi kriteeriume, millele tähelepanu pöörata – kandidaatide andmed peavad juriidiliselt kuuluma organisatsiooni kontrolli alla kui ka tehniliselt peab selle kontrolli omamine olema võimalik. Nii olemasolevate kandidaatide andmete import (kasvõi exceli tabelist) uude kandidaatide andmebaasi ja hiljem värbamistarkvarast välja eksportimine peavad olema võimaldatud.
Panen kirja mõned küsimused, millele tasub enne värbamistarkvara valiku juurde asumist vastused leida:
- Millist probleemi ma värbamistarkvara kasutuselevõtuga oma värbamisprotsessis lahendada soovin? Siin artiklis on toodud terve nimekiri leivnud probleemidest, mida värbajad, personalijuhid või värbamistiimide juhid enne tarkvara kasutuselevõttu on välja toonud
- Mida minu värbamistarkvara kindlasti tegema peab? Üks võimalik nimekiri pakutavatest funktsioonidest asub siin. Inspiratsiooni ammutamiseks piisab ka guugeldamisest, abiks võib võtta kasvõi siin samas artiklis eelnevalt välja toodud ingliskeelseid märksõnu.
- Milliseid kasutajarolle peab minu värbamistarkvara võimaldama (värbaja, värbamistiimi juht, värbav juht, projektiliikmed, konfidentsiaalsed projektid jne)?
- Kas mul on vaja ka (rahvusvahelise) ettevõtete grupi hierarhiliste kasutajagruppide süsteemi (nt emafirma Eestis, tütarettevõtted UK-s, Soomes, USA-s Leedus, vms)
- Millised on ootused tarkvara kasutajatoele? Kas on vaja personaalset kliendihaldurit? Mis keeles peab kasutajatugi olema?
- Kas ma olen valmis muutma oma värbamisprotsesse lähtuvalt tarkvarast või peaks tarkvara kohanduma organisatsiooni protsesside järgi?
Värbamistarkvara hind
Värbamistarkvara valikul on alati üheks küsimuseks selle hind. Teamdashi värbamistarkvara kasutajate statistikale tuginevalt saab öelda, et tarkvara kasutamine hoiab keskmiselt värbamisprojektilt kokku vähemalt 30% ajakulu. Sellises suurusjärgus ajakulu kokkuhoiust võib lugeda üsna mitme värbamistarkvara pakkuja veebilehelt. Väga suure kandidaatide arvu, mitme värbamiskanali ja mitmeinimeselise värbamismeeskonna puhul on ajakokkuhoid veel suurem. Lihtne arvutus näitab, et kui organisatsioonil on aastas rohkem kui kümme värbamisprojekti ja värbamistarkvara kasutajaid on rohkem kui üks, siis ei ole enam küsimus tarkvara maksumuses, sest see tasub ära igal juhul. Vabanenud ajakulu maksumus on kordi suurem kui värbamistarkvara maksumus. Palju olulisem kui hind, on tasuvuse juures seega asjaolu, et tarkvara funktsionaalsus vastaks organisatsiooni täpsetele vajadustele ja võimaldaks aja kokkuhoidu.
Lisaks rahalisele kokkuhoiule on veel terve suur hulk kasusid, mida värbamistarkvara võimaldab. Siinkohal toon ära vaid loetelu ja kirjutan selle teema lahti juba mõnes järgmises artiklis. Niisiis kõrvalepõikena – värbamistarkvara kasud: suur aja kokkuhoid kandidaatide haldamiselt; aja ja raha kokkuhoid töökuulutuste ja värbamiskampaanialehtede disainilt; kandidaadikogemus paraneb, mistõttu tööandja maine paraneb, mistõttu Sulle kandideerivad paremad kandidaadid; viimane mõjutab kaudselt ettevõtte konkurentsivõimet ja kasumit; parem koostöö värbavate juhtidega tagab kiirema ja täpsema valiku, mis tähendab sageli ka paremaid töötajaid ja see mõjutab ka teie äritulemusi.
Proovi värbamistarkvara päriselus ära!
Tuleme tagasi selle juurde, mis on värbamistarkvara valimisel kõige tähtsam. Kõige tähtsam ei ole seega mitte hind, vaid funktsionaalsus ja kasutusmugavus. Siit me jõuamegi järgmise punktini – kui Sa oled valimas omale värbamistarkvara ja oled vastanud ära eelnevalt toodud kuus küsimust, siis vali näiteks kaks või kolm oma vajadusele kõige paremini vastavat värbamistarkvara pakkujat välja. Kutsu nad omale külla ja lase neil tutvustada oma tarkvara. Enamik tarkvara pakkujaid oskab ka ise välja selgitada Sinu täpse vajaduse (aga siiski on hea kui oled ette valmistunud) ja tutvustada Sulle oma võimalusi.
Kui Sul on oma vajadustele kõige paremini vastav(ad) lahendus(ed) välja valitud, siis proovi neist kõige sobivam päriselus ära. Lihtsalt “proovi tasuta” kontol ringi vaatamisest ei ole hästi informeeritud ja teadliku ostuotsuse tegemiseks väga palju kasu. Päriselulise kogemuse saad Sa siiski ainult juhul, kui Sa päriselt tarkvara ka kasutad. Nii saad Sa lisaks kasutajaliidese mugavusele ja funktsionaalsuste toimivusele aimu ka onboardingu konsultandi ja kasutajatoe professionaalsusest, integratsioonide toimivusest, tarkvara kiirusest ja saad teha kõige paremini informeeritud otsuse. Prooviperioodil on mõistlik kindlasti läbi teha vähemalt üks värbamisprojekt otsast lõpuni, olenemata sellest, kas see on tasuta prooviperiood või tasuline. Kaasa prooviperioodil kasutajaks veel oma tiimiliikmeid, teisi värbajaid, personalijuht või värbav juht.
Juhul, kui midagi pakutavas funktsionaalsuses ei sobi või on ebapiisav, siis saad veel enne prooviperioodi lõppu leppida pakkujaga kokku enda poolt vajamineva täiendava funktsionaalsuse võimaldamises. Kui pakutav osutub ebapiisavaks, saab testida oma esialgsest pingereast järgmiseid lahendusi. Värbamistarkvara vahetamine peale prooviperioodi ei ole kaugeltki nii hirmus ja keeruline kui ebapiisava info põhjal siduva kokkuleppe tegemine ja hiljem ebasobiva lahendusega kogu organisatsioon kannatama panemine.
Artikli autor: Marie Evart, Teamdashi kaasasutaja
Liitu meililistiga, et saada esimesena teada uutest artiklitest! 👇
