Mille järgi aru saada, et Sul on vaja värbamistarkvara?
Kuidas jõuab üks organisatsioon otsuseni, et nüüd on vaja kasutusele võtta värbamistarkvara? Sageli on sellise otsuse taga mitmesugused konkreetsed probleemid, mida värbamistarkvara abil arvatakse lahendada saavat ja tavaliselt saabki. Osa probleeme on aga ka sellised, mida organisatsioonil endal on mõnikord keeruline sõnastada või üldse probleemina tajuda, kuna puudub kogemus, et saaks ka lihtsamalt asju korraldada ja olemasoleva reaalsusega ollakse piisavalt harjunud.
Kogusin kokku värbajate, personalijuhtide ja värbamistiimide juhtide poolt välja öeldud laused, mida sageli öeldakse enne värbamistarkvara kasutuselevõttu.
Mida ütlesid värbajad ja personalijuhid enne värbamistarkvara kasutusele võtmist?
„Me kasutame küll värbamistarkvara, meil on selleks Excel ja Outlook😊 Nali naljaks, aga see, et kandidaadid ja värbamisprojektid on mul laiali Exceli tabelites või Outlooki folderites, on meeletu ajaröövel. Aeg kulub kandidaatide info ja kolleegide kommentaaride otsimiseks, kirjade saatmiseks, vestluste kokkuleppimiseks jpm„
„Ma saadan Sulle Exceli, mida ma valmistan ette meie iganädalaseks värbamistiimi koosolekuks ja kuhu ma lasen eelnevalt värbajatel sisestada jooksvate värbamisprojektide näitajad.“
„Aja jooksul kandideerib ju meile väga palju inimesi. Kui uut värbamist alustada, siis võikski ju kõigepealt alustada nendest kandidaatidest, kes kunagi kandideerisid, kuid tollel hetkel me ei saanud teda tööle võtta, sest oli palju sobivaid kandidaate. Nüüd ma aga ei leia neid kandidaate enam üles ja ei mäleta, kes kuskil vestlusel mida rääkis“
„Meie värbajatel ei ole sellist aega, et hakata mingit tarkvara õppima. Töökoormus on üldiselt meil selline, et pidevalt on vaja tegeleda tulekahjude kustutamisega. Kui enne koroona algust kulus palju aega selleks, et kandidaate leida, siis nüüd selleks, et kandidaatide massiga hakkama saada“
„Kindlasti ma ei jõua saata kõigile kandideerijatele tagasisidet. Jaa, ma tean seda, et kui kandidaat infot ei saa, siis see mõjutab väga negatiivselt tema emotsioone, tema kogemust meiega ja kokkuvõttes kogu meie tööandja mainet.“
„Kui ma tahan töökuulutust avaldada ja mul on vaja selles kasvõi ainult paar sõna või kandideerimise tähtaega muuta, siis pean alati paluma disaineril seda teha. Enamasti ei ole disainer kohe käepärast ja värbamise algus venib.“
„Ühe värbamisprojekti raames töövestluste kokkuleppimiseks kulub mul tavaliselt kolm kuni neli tundi…“
“Osadesse tööportaalidesse ei saagi mobiilis normaalselt loetavaid töökuulutusi panna, aga no põhimõtteliselt on need ka selliselt loetavad”
„Pooleliolevate projektide üleandmine teisele värbajale on praktikas väga keeruline. Näiteks siis, kui mõni värbaja kas haigeks jääb, puhkusele läheb või töölt lahkub.“
“Ma tegelikult ei tea praegu kohe seda, kui palju meil eelmisel aastal värbamisi oli kui palju üks värbamine kestis. Ja tegelikult ei ole mul seda ka kuskilt vaadata.”
“Ausalt öelda ei ole mul õrna aimugi, palju ma (toim: värbamistarkvaraga) aega kokku hoiaksin”
Kui eelnev nüüd kuidagi kokku võtta, siis võib vast öelda, et värbamistarkvara kasutuselevõtuni jõuavad värbamistiimid ja personaliosakonnad peamiselt kolmel põhjusel.
Teamdash on niisiis mõeldud värbajatele, personalitöötajatele ja teistele, kes vastutavad oma ettevõttes uute töötajate värbamise eest. Kõige suurem kasu on Teamdashist ettevõtetel, kus on värbamisega tavapäraselt seotud rohkem kui üks inimene (näiteks värbaja ja värbav juht) ja kelle värbamismaht on suurem kui 10 inimest aastas.
Palju kasu toob Teamdash ka värbamisagentuuridele ja vabakutselistele värbajatele, kellel veel ei ole värbamistarkvara ja kandidaadid on kas Outlooki või Windowsi folderites, Exceli tabelites vms.
Samuti, kui Sa oled mõne suuremat sorti ettevõtte juht ja loed seda, siis saada see jutt kindlasti edasi oma personaliinimestele. Neil on seda vaja.
Väiksema värbamismahuga ettevõtte juhtidel võib ka asjast kasu olla (eriti nt töökuulutuste tegemise tööriistast), aga üldiselt on väiksema värbamismahuga ettevõttel majanduslikult mõttekam omale värbamisteenust mõnelt värbamisagentuurilt sisse osta.
Ajavõit ühelt värbamisprojektilt keskmiselt 30%
Kandidaatide haldamise automatiseerimine annab esiteks kindlasti meeletult suure ajavõidu, mis tekib juba kohe alates esimesest värbamisprojektist, mida värbamistarkvara abil hallatakse. Kui näiteks Põhja-Ameerikas on kandidaatide haldamise tarkvara (ingl: Applicant Tracking Software, või Applicant Tracking System ehk ATS) kasutusel erinevatest uuringutest lähtuvalt 25% kuni 44% organisatsioonidest, siis Eestis on see näitaja 15-20 protsenti (keskmiste ja suuremate organisatsioonide hulgas). Kui tahta Põhja Ameerikaga võrrelda ja võtta valimisse ka kõik väikesed ettevõtted, siis Eestis ilmselt alla 10 protsendi. Võrdluseks võib tuua veel ka seda, et näiteks ATS-ga üsna sarnaseid, müügiprotsessi- ja müügiliidide haldamiseks kasutatavaid CRM (Customer Relationship Management) süsteeme kasutab koguni üle 65% Põhja-Ameerika ettevõtteid.
Samas on ka paljude sõltumatute uurijate aga veidi erapoolikute (nagu ka siinkirjutaja on) SaaS tarkvara pakkujate artiklitest lugeda, et tavaliselt üle 90% organisatsioonidest, kes võtsid kasutusele värbamistarkvara saavutasid märkimisväärse ajavõidu kandidaatide haldamiselt ja paralleelselt paranes ka kandidaadikogemus. Ajavõidu suurust toovad erinevad värbamistarkvara pakkujad välja erinevalt. See sõltub mitmest asjaolust, näiteks sellest kui lihtne on värbamistarkvara kasutusele võtta ning milline on kasutajaliides ja UX (UX, ingl User Experience ehk paljud pisiasjad tarkvaradisainis, millest tarkvara arusaadavus, kasutuslihtsus ja kokkuvõttes kasutajakogemus sõltuvad).
Teamdashi klientide valimi pealt tehtud statistika näitab, et värbamistarkvara kasutuselevõtt vähendas ühele keskmisele värbamisprojektile kuluvat aega koguni 30% võrra. Ajavõit tuleb peamiselt kolmest allikast. Esiteks – kõik rutiinsed tegevused saab automatiseerida. Paljud kandidaatide haldamise platvormid võimaldavad selliseid masstegevusi nagu tagasiside kirjade saatmine kõigile vastavatele kandidaatidele mõne klikiga või automaatselt; töövestluste kokkuleppimist kordades lihtsustavad tööriistad; automaatsete kirjapõhjade kasutamine jne.
Teamdashis on esiteks kandidaatide haldamise platvorm, mis lahendab ära nende värbajate mured, kellel kandidaate on😊. Klientide analüüs näitab, et peale Teamdashi kasutuselevõttu vähenes ühe värbamisprojekti ajakulu keskmiselt 30%. Ajavõit tuleneb sellest, et kõik rutiinsed ja küllaltki ajamahukad tegevused saab tarkvararakenduse abil automatiseerida. Lisaväärtusena tuleb muidugi kaasa parem kandidaadikogemus, mille tõttu paraneb ka tööandja maine. Sellest tulenevalt on soovitusindeksid kõrgemad ja tulevikus kandideerib rohkem ja paremaid kandidaate. Kui soovite nende väidete kohta täpsemat infot, siis helistage või kirjutage ja ma räägin lisaks.
Teiseks, neile, kel on vaja läbi viia värbamiskampaaniaid, on Teamdashis saadaval Eestis üsnagi unikaalne töökuulutuse või värbamiskampaania maandumislehe loomise tööriist. Selle lahenduse suur pluss on see, et nüüd saavad värbajad teha ise, ilma disaini ja IT-arenduse erioskuseid omamata, atraktiivseid ja professionaalse väljanägemisega töökuulutusi ja kampaanialehti.
Tervikülevaade värbamisprojektidest, põhjalik statistika ja kiire kandidaatide otsing
Teine suur ajavõit tuleneb sellest, et kandidaatide ja värbamisprojektide info on kõik ühes keskkonnas ja otsimisele ei kulu enam aega. Teamdashis jõuab näiteks iga soovitud tegevuse või infokilluni maksimaalselt kolme-nelja kliki ja mõne sekundiga. Personali- ja värbamismeeskonna juhtidele annab kontrolli kogu värbamisprotsessi üle ja ajavõidu terviklik ülevaade kõigist värbamisprojektidest ja samas põhjalik ja detailne statistika, mille saab samuti mõne klikiga.
Koostöö värbamistiimi sees ja värbaja koostöö juhtidega
Teadaolevalt on info otsimine ja suhtlemine kaks peamist tegevust, mis värbamisprotsessides aega kulutavad. Kolmas suur ajavõit, mida kandidaatide haldamise tarkvara võimaldab, tuleneb sellest, et värbamistiimi liikmete omavaheline suhtlus ja suhtlus värbavate juhtidega paraneb. Kujuta näiteks ette, et soovid värbava juhi kommentaari saada eelvaliku läbinud kandidaatidele (või veel varasemas etapis). Selliseid kandidaate on tavaliselt kümneid. Osad nendest kandidaatidest on Sul tööportaali kontol, osad Linkedinis ja mõned on saatnud oma avaldused Sulle e-posti teel. Ilma värbamistarkvarata pead Sa sellised kandidaadid juhi ja kolleegide e-mailile saatma ja nende kommentaarid siis meilboxist teadmiseks võtma. Hiljem neid kommentaare enam niisama lihtsalt ei leia. Samas kandidaadi andmed jäävad meilboxidesse alles ja ega keegi neid sealt hiljem ju ei kustuta. Selline kandidaadi isikuandmete töötlemine ei vasta aga mitte kuidagi Euroopa Liidu GDPR-määruse nõuetele ja võib mõne kaebuse korral kaasa tuua kulukaid vaidluseid.
Värbamistarkvara võimaldab seevastu eelvalitud kandidaatide info kuvada värbavale juhile samas keskkonnas, ilma mingeid lisategevusi tegemata. Värbav juht näeb ka teiste hindamises osalevate kolleegide kommentaare ja hinnaguid.
Sageli juhtub, et värbamisprojekti juht või värbaja haigestub või läheb puhkusele. Kui organisatsioonis on olemas värbamistarkvara, siis ei pea sellisel juhul tegema mitte midagi muud, kui leppima kokku, kes värbajat asendab ning töö saab jätkuda.
Seega värbamistarkvara kasutuselevõtt on igal juhul juba ette ülikasulik tegevus (ma ei ütleks siinkohal isegi mitte investeering, sest kaasaegsete pilvepõhiste tarkvaralahenduste hinnad ei ole kõrged ja neid ei käsitleta tegelikult mitte investeeringuna vaid marginaalse muutuvkuluna). Kuid isegi kui käsitleda seda investeeringuna, siis võin kindlalt väita, et see on küll investeering, mis tasub enamikel juhtudel ära juba mõne kuuga. Kindlasti on olemas ettevõtteid, kus värbamisi tuleb ette väga harva, sellisel juhul pole muidugi värbamistarkvarast kasu.
Artikli autor: Marie Evart
Liitu uudiskirja saajatega, et saada esimesena teada uutest artiklitest!
