Kuidas kuu ajaga kandidaadi
ja värbaja kogemust parandada?

Vestlesime endise Columbus Eesti ja praeguse Rademari personalijuhi Kristi Leppikuga värbamise automatiseerimise ja kandidaadi ning värbaja kogemuse teemadel.

Rademar on Eesti pereettevõte, mis on innustanud inimesi liikuma juba aastast 1992! Peamiselt värvatakse klienditeenindajaid 16 erinevasse kauplusesse, mis asuvad üle Eesti. Rademari värbamistiimi kuulub kaks inimest, Kristi ise ning värbamisspetsialist Käty. Igakuiselt hallatakse erinevate värbamisprojektide raames keskmiselt 800-1000 uue kandidaadi kontakte. See oli ka üks peamistest põhjustest, miks otsustati võtta uus tiimiliige – Teamdashi värbamistarkvara.

Kogemusloost leiad vastused nendele küsimustele:

• Millised peamised väljakutsed tekitasid vajaduse värbamistarkvara järele?
• Millised olid ootused värbamistarkvarale?
• Millised olid peamised hirmud seoses värbamistarkvara valikuga?
• Kui palju aitas värbamistarkvara aega kokku hoida juba esimesel kuul?
• Kuidas aitab värbamistarkvara kaasa värbaja heaolule?
• Milliseid soovitusi annab Kristi teistele sarnases olukorras tööandjatele?

Kristi Leppik
Rademari personalijuht

Käty, meie värbaja, tuli üks päev mu juurde ja ütles, et tal on kõik kandidaadid hallatud ja küsis, et mis ma nüüd teen? Meie puhul on ajavõit värbamistarkvarast olnud väga suur

Kristi, mis olid sinu jaoks kõige suuremad valupunktid, mille tõttu otsustasid värbamistarkvara kiiresti kasutusele võtta?

Kindlasti see hetk, kui mõni kandidaat kirjutab, et miks ta ei ole veel tagasisidet saanud, et me ju lubasime anda. Või see, kui kirjad läksid sassi, läksid kandidaatidele vale nimega. Saime vastu kirjasid, et ei, mina ei ole Mari. Sellised väikesed näpukad, mis suure mahu juures on lihtsad tulema.

Me kasutame ka erinevaid tööportaale ja kanaleid. CV-d olid igalpool laiali, haldasime kõiki erinevates keskkondades. Siis veel lisaks topelt kandideerimised, mõni kandidaat saadab e-kirjaga oma CV. Seda oli ääretult keeruline ära hallata, et kas olen üle vaadanud, kas olen tagasisidet andnud, märkmete lisamine oli keeruline.

Väljavalitud kandidaatide CV-d printisime välja, sorteerisime kaustade järgi, mis tekitas segadust. Eraldi Excelisse oli loodud talendipink silmapaistvamatest kandidaatidest, eraldi kaustas veel talentide CV-d. Probleem tekkis GDPR-iga, et kuidas küsida ja talletada nõusolekuid.

Ühes kuus on meil keskmiselt 800-1000 kandidaati, kellega tuleb tegeleda ja hetkel on klienditeeninduse valdkonnas nii palju koondamisi, et ka meeleheitlikke kirju konkursside välistelt tuleb palju. Meil on klienditeenindaja positsioonile keskmiselt 150 kandidaati, Tallinnas isegi kuni 250.

Sa olid ka varem värbamistarkvarasid testinud. Millised ootused sul enne valiku langetamist olid?

Ma kindlasti ei soovinud endale ega ka värbajale lisatööd juurde, värbamistarkvara pidi olema mugav. Arvestades mu IT-tausta, siis käsitöö mulle ei meeldi. Tean, kui lihtne on asju automatiseerida. Ehk isegi kui üks klikk on värbaja tööst ära võetud, siis see on juba suur ajavõit.

Näiteks Teamdashis on CV avamise klikk ära võetud, sest näen kohe kandidaadi eelvaatest varasemat töökogemust. Lisaks kiire kasutajatoe olemasolu ning tarkvara enda kaasaegsus – näiteks erinevate kastikeste linnutamisele lisaks lohistamised, siltide külge märkimised jne.

Kas olid ka mingisugused hirmud värbamistarkvara valiku ja kasutuselevõtu osas?

Kui mitte mõelda ainult enda peale vaid üldistada laiemalt, siis ehk see hirm, et kui võtad tarkvara kasutusele, võib olla keeruline alguses kohaneda. Rutiinsed tegevused on kiired tekkima ning ümberharjumine võtab kindlasti aega. Ei oska alguses kasutada, pead õppima, eksima.

Võib-olla on hirmuks ka see, et tarkvara võib aeglaseks muutuda või kokku joosta, sa ei saa seda avada, sul pole mujal infot. Kuidas meeskonnaliikmed kaasa tulevad. Kui lihtne on seda neile selgeks teha. Hirm on see, et on kallis. Alguses pakutakse ühte hinda, aga mis siis saab, värbamismahud järsult tõusevad. Milliseks siis hind kujuneb. Peab olema turvatunne ning selgelt põhjendatud, kuidas ja milliseks hind võib kujuneda.

Ja siis muidugi see “vanasti oli ju nii”, ehk hirm muutuse ees. Aga need hirmud, see on kõik eilne päev, vanast ajast.

Kui lihtne oli värbamistarkvara kasutusele võtta?

Teamdashi juurutamine läks tõesti kiiresti. Kogu süsteem on väga lihtne ja loogiline, kaasaegne. Ei ole vaja isegi eraldi koolituspäeva, piisas 45-minutilisest tutvustusest läbi Zoomi.

Hakkasime värbajaga koos ise proovima, kohe uut värbamisprojekti seal haldama. Mida ma ei soovitaks teha – tõsta poole peal olev projekt tarkvarasse, sest selle haldamine võib osutuda keeruliseks. Soovitaks alustada uue projektiga. Me võtsime selle kasutusele tõesti paari päevaga. Tänaseks on kuskil 15 konkurssi kuu ajaga hallatud.

Tekkis heas mõttes hasart, avastasin, et õhtul kell 12 ikka veel katsetan ja avastan ja saatsin kohe ka Kätyle oma avastuste kohta kirja. Väga äge hasart tekkis meil mõlemal. Värbajal hakkasid tekkima täiesti uued ideed, nii piltide kui ka töökuulutuste osas.

See muudatus andis värbajale vaheldusrikkust juurde. Sest ega värbaja töö pole lihtne, päevast päeva suhelda, teha otsuseid. Eriti tore on, et kui seadistad või teed midagi tarkvaras ja see hakkab kohe toimima, tunnustus ja tagasiside tuleb hästi kiiresti. Tunned, et asjad on hallatud. Ja nüüd ta särab ja mõtlebki, et mis ta oma ajaga teeb.

Milline on olnud teie tiimis ajavõit tänu värbamistarkvarale?

Käty tõesti tuli üks päev mu juurde, ütles, et tal kõik kandidaadid hallatud ja küsis, et mis ma nüüd teen? Meie puhul on ajavõit olnud kindlasti umbes 25- 30%. Ja selle arvelt saabki värbaja nüüd tegeleda ka muude asjadega, enesearendamisega.

Üks asi on ajavõit. Aga teine on see emotsionaalne terve olek. Sa tead, et asjad on hallatud ja sul ei tule kell 20.00 õhtul vihaseid kirju, et miks ma pole tagasisidet saanud. See emotsionaalne heaolu, värbaja enda kogemus on ka kindlasti olulised. Kõik tahavad oma tööd hästi teha.

Millised funktsionaalsused on sellele aja kokkuhoiule eriti hästi kaasa aidanud?

Eriti tore on emailide lohistamine, tänuväärt asi. Ikka on inimesi, kes arvavad, et paistavad äkki rohkem silma, kui on teistsugused ja ei kandideeri kandideerimisvormi kaudu vaid saadavad e-kirjaga oma CV. Olenevalt konkursist võib neid olla isegi 50 ringis. Lisaks ka need, kes kirjutavad ja saadavad oma CV konkursiväliselt. Teamdashis on nende haldamine lihtne, võtad e-kirjast kinni ja lohistad tarkvaras õigesse kohta.

Siis see intervjuu planeerija on värbajale väga mugav. Ise vargsi mõtlesin, et huvitav kui valmis on kandidaadid selliseks uudseks lähenemiseks. Ei pea enam isegi helistama, et kokku leppida aegasid, samas ei tea kas inimesed ootavad ikkagi seda personaalset telefonikõnet. Oleme seda tööriista nüüd kolme erineva projekti peal juba kasutanud: sisutekstide kirjutaja, kaupluse juhataja, klienditeenindaja.

Minu üllatuseks tuli kandidaatidelt vastus, et see oli väga mugav. Ei pidanud enam teineteist telefoni teel taga ajama – ei saa alguses kätte, siis helistab võõras number tagasi jne. Meilide ping-pongitamine jäi ka ära. Elutempod on kõigil kiired ja see intervjuude planeerija võimaldab pakkuda sul kohe kasvõi 10 aega, jätad kandidaadile valikuvõimaluse. Minu jaoks suur töövõit ja see oli ka positiivne kogemus kandidaatide jaoks!

Milliseid töövõite te oma värbamistiimiga pärast esimest kuud kasutamist veel tajunud olete?

Saame nüüd pakkuda väga personaalset kandidaadikogemust. Minu jaoks on väga oluline kandidaate kohelda väärikalt. Nad on võtnud oma aja. Meie eesmärk on kandidaatidest hoolida. Meie tagasiside on läinud hästi isiklikuks ja ükski kandidaat ei jää sellest ilma. Oleme viimase kuu jooksul saanud ka umbes 20 kandidaadilt meie suhtlemise kohta juba positiivse tagasiside.

Vaata, kui väikseid asju on vaja teha, et eristuda ja kandidaatides positiivset emotsiooni tekitada!  Teamdashis saab kirjapõhjad salvestada ja neid hiljem väga mugavalt kasutada. Väga lihtne valida, millist kirja, kellele saata.
Tagide abil CV-de otsimine andmebaasist ja siis ka teistega jagamine on lihtne. Mulle meeldib, et Teamdashis saan ma jagada infot ka neile, kes pole kasutajad. Hästi mugav lahendus, kolleeg näeb kohe CV-d ja kommentaare.

Broneeri tasuta Teamdashi demo

Kuidas Sina personlijuhina värbamistarkvara kasutad?

Meil on tiimis selline jaotus, et mina värban juhtide positsioonidele. Mul on nüüd väga hea ülevaade ka värbaja tööst, kõikidest projektidest, sellest kuidas meil läheb, kas midagi saaks teha paremini.

Järgmine hea testimise moment meile on nüüd, kui värbaja läheb õppepuhkusele ja mina võtan tema töö üle. Kui varem oli see, et mulle visati heas mõttes CV-de hunnik kätte ja värbaja kirjutas kokkuvõtva e-kirja, et mida ja kellele ma teadma pean andma.  Siis nüüd on ülevõtmine ja töö jagamine kordades lihtsam, sest lähen lihtsalt Teamdashi ja mul on ülevaade olemas. Pole vaja eraldi juhendit värbajalt.

Mis mõõdikuid te värbamises kasutate?

Mida me vaatame, on kandidaatide kvaliteet. Näiteks, kui paljud saadavad meile videointervjuu raames oma videovastused tagasi.

Alateadlikult jälgime kindlasti ka seda, kui kiiresti me ise reageerime. Jaekaubanduses teenindajate värbamisel on 30 päeva juba liiga pikk aeg. Kui kahe esimese nädala jooksul pole kandidaadiga ühendust võtnud, siis on ta suure tõenäosusega meie jaoks kadunud.

Talendipinki oleme kasvatanud septembrist. Mõõdikuna kindlasti see, et kui palju me suudame neid pingil hoida. See oli mu helesinine unistus juba siis, kui töötasin ITs. Plaan on see, et oleme kord kvartalis suhtluses. Jaekaubanduses on seda minu arust ideaalne teha, sest tööandja maine ja kandidaadikogemus mõjutavad väga palju.

Millised plaanid on Sul 2021. aastaks?

Rademaril juba on maine ning inimesed on teadlikud sellest, millega tegeleme. Nüüd on järgmiseks sammuks selle maine veel positiivsemaks kujundamine ning seda pigem (tulevase) töötaja vaatest.

Värbamise osas tahaks katsetada videotöökuulutusi, et saaksime rohkem piltlikult välja tuua meie sportlikku poolt. Teamdashis tahame ära teha meie töökuulutused. Pikem unistus on see, et suurem osa kandideerijaid tuleb läbi kodulehe, et nad teavad meid ja pöörduvad ise meie poole. Tahavad olla meie pingil ja meie meeskonnas. Juba kindlasti on esimesed sammud selle unistuse suunas tehtud!

Artikli autor: Marie Evart, Teamdashi kaasasutaja

Artikkel ilmus esmaskordselt RecruitLabi kodulehel 2020. aastal.