Vestlesime Eesti Töötukassa personali arendusjuhi Kerstin Piikiga värbamise automatiseerimise ja värbamistarkvara valiku ning juurutamise teemadel.
Viimasel ajal on Töötukassa väga hästi silma jäänud mitmete uuenduste poolest. Olgu selleks nende uus karjäärileht, või mitmed videod, mis avavad olulise missiooniga organisatsiooni siseelu ja tutvustavad erinevaid võimalusi töömaailma muutmiseks.
2020. aasta on Eesti Töötukassa jaoks olnud kindlasti erandlik. Koroonakriisi tõttu suurenenud töötuse määr tähendas töötukassa jaoks seda, et vaja oli kiiresti leida juurde nõustajaid, kes suudaksid abivajajaid, nii tööandjaid kui ka tööotsijaid, professionaalselt aidata. Keskmiselt teeb töötukassa enda meeskonda umbes 130 värbamist aastas. Iganädalaselt on paralleelselt töös umbes 15 erinevat värbamisprojekti.
Mis on 950 töötajaga organisatsiooni puhul huvitav, on see, et eraldi värbamistiimi ega ka värbajat töötukassal pole. Värbamist koordineerib personali arendusjuht Kerstin Piik ja sobivad uued töötajad leitakse tihedas koostöös osakondade juhtidega. Kerstini postkast oli aga ühel hetkel umbes ja töörõõm kadunud, sest tehnilist tööd oli nii palju, et lisaks aeglasele värbamisprotsessile hakkasid tekkima vead.
Töötukassa kogemusloost saad vastused nendele küsimustele:
- Millised peamised väljakutsed tekitasid vajaduse värbamistarkvara järele?
- Kuidas kaardistada ootuseid värbamistarkvarale?
- Millised olid peamised hirmud ja kõhklused seoses värbamistarkvara valiku ja kasutuselevõtuga?
- Milliseid soovitusi annab Kerstin teistele sarnases olukorras tööandjatele?
- Kuidas suures organisatsioonis värbamistarkvara juurutada?
- Kas värbamistarkvara on tõesti võimeline stressitaset vähendama?
Kerstin Piik
Eesti Töötukassa personali arendusjuht
Teamdashi puhul tooksin välja selle lihtsuse ja mugavuse. See tegi ka kogu juurutamise ja õppimise väga lihtsaks. Kõik olime algusest peale võimelised ise kohe kasutama, paljud meie juhid alustavadki täna ilma igasuguse juhendamiseta, isegi ilma minuga ühendust võtmata.
Kerstin, teete aastas umbes 130 värbamist, aga teil pole eraldi värbamistiimi. Kuidas see võimalik on?
Meie protsess näeb välja selline, et sisend tuleb juhilt personaliosakonda. Jälgime seda, et mis põhjusel on tarvis uut inimest värvata, kas kellegi asendamiseks või on loodud uus ametikoht. Siis ma koostan kuulutused, panen tööpakkumised erinevatesse kohtadesse üles, koordineerin kogu seda poolt, vaatan kust ja keda otsida. Oleme värbamispõhimõtetes nii kokku leppinud, et personaliosakond on tugifunktsioon värbamisel, pakume igakülgset abi.
Meie ühes suurima värbamismahuga üksuses keskkontoris, kus on 250 töötajat, olen koos osakonna juhatajaga kuni lõppvalikuni valikuprotsessis sees. Maakondlikes osakondades olen toeks vaid vajadusel, nad viivad ise läbi hindamist ja valikut. Väiksemates osakondades, kus värvatakse võib-olla 2-3 korda aastas, seal olen toeks otsast lõpuni.
Mis hetkel sa tundsid, et värbamistarkvara on hädavajalik?
Viimane piisk karikas oli arvatavasti see, kui mu puhkuse asendaja tuli ja ütles, et viimane kord kui sind asendan, nii palju tehnilist tööd!
Kandidaatide haldamine, no see aeg mis sinna läks, oli meeletu! Sellist tehnilist tööd oli väga palju. Meil on iganädalaselt töös umbes 15 värbamisprojekti ja kõik kandidaatide CV-d tulid otse mulle postkasti ja seal nad siis olid oma kaustades. Selleks, et saada ülevaade, siis ma lihtsalt tuimalt kopeerisin meilist Excelisse, et kes nad siis on. Samas Excelis hakkasin jälgima kandidaadi staatust, et mis etapis ta parasjagu on. Tohutult ajamahukas, tehniline, käsitööd nõudev tegevus. Mis pani paika ka selle, et nüüd me peame edasi liikuma, süsteemi on vaja.
Mis sinu jaoks kõige keerulisem oli?
Kui oli konkursi lõppemise tähtaeg, no lihtsalt tead karda seda päeva! Juba eelmisel päeval enne seda kodus mõtlesin, et no homme istun jälle poole ööni kontoris ja muudkui kopeerin neid kandidaate Excelisse. Kandidaatide arv on ju suur, keskmiselt 57 kandidaati ühel konkursil. Ja sellise tehnilise töö juures juhtus ikka seda, et keegi jäi märkamata seal meilide vahel. Probleem oli näiteks see, et mingi kandidaat jäi vahele protsessis, siis oli väga jube talle selgitada, et miks ta ei osale konkursil, sest ma lihtsalt ei märganud teda.
Ka osakonnad ei saanud enne teha valikut, sest nad ei näinud kandidaate, CV-d olid minu postkastis. Kui konkurss lõppes, siis võttis vähemalt 1-2 päeva, enne kui jõudsin osakonna juhile kandidaadid edastada. Tegin päeva-kaks seda kopeerimist, juht juba ootas kandidaate. Ja siis omakorda sai tema selle portsu kätte ja hakkas alles sellest hetkest kandidaate läbi töötama. Aeg selleks, et üldse hakata kandidaatidega edasi tegelema, oli väga pikk. Kandidaadid, kes uurisid nädal pärast kandideerimistähtaega, et kuidas konkursiga on, siis neile pidime teatama, et teeme alles eelvalikut. Täna see viivitus ja kopeerimine ja kandidaatide edastamine on ära jäänud, osakonnad saavad jooksvalt vaadata ja mina seda käsitööd enam ei tee.
Mis hirmud või eelarvamused teil värbamistarkvara valiku ja juurutamisega seoses olid?
Ja, eks neid ikka oli. Olles erinevaid teenuseid hankinud, siis hirm on alati see, et kas see ikkagi vastab ootustele. Kas ta oma funktsionaalsuselt vastab ja kas ta veab oma mahult välja, jookseb kogu aeg kokku või midagi sellist, et kas ta aitab siis lõpuks või mitte. Ega sa ju tegelikult ei tea 100% lõpuni välja, mis sa saad. Kindlasti tuleb kasuks see, et saad enne proovida, muidu osta nagu põrsast kotis, kui ei näe, kuidas asjad toimivad. Prooviperiood võtab kordades hirmu maha.
Milliseid soovitusi annad neile, kes hakkavad endale sobivat värbamistarkvara otsima?
Ma soovitaksin ära kaardistada, et mida üldse oodata süsteemilt. Kui paned oma värbamisprotsessi kirja, et kuidas siis ühe või teise asja juures saaks süsteem toetada. Selline lähenemine aitab seda valiku protsessi endal paremini juhtida. Meie kaardistasime esmalt oma värbamisprotsessi ära ja panime kirja kuidas see süsteemis võiks ideaalis toimida ja see juba läks ka hankes kirjeldusena välja. Teadsime, et kõik ei pruugi võimalik olla, panime maksimaalse ootuse kirja.
Prooviperioodi kindlasti soovitan kasutada. Näiteks Teamdashi prooviperioodi ajal oli väga üllatav ja positiivne kiire vastamine, igakülgne abi, selline suhtumine, see andis julguse juurde. Näiteks kui hakkasime lõpuks valikut langetama, siis tõin ühe argumendina välja, kui kiiresti reageeriti minu vajadustele, minu vajadused on ju ikkagi olulised! Versus mõnest teisest kohast pidin ootama vastust, väga oluline aspekt. Nii tänulik selle eest, et olen saanud kiiresti abi ja vastused.
Kuidas läks nii suures organisatsioonis uue värbamistarkvara juurutamine ja õppimisprotsess?
Meie poolt valitud värbamistarkvara puhul tooksin välja selle lihtsuse ja mugavuse. See tegi ka kogu juurutamise ja õppimise väga lihtsaks. Tõesti väga lihtne oli. Kõik olime algusest peale võimelised ise kohe kasutama, paljud meie juhid alustavadki täna ilma igasuguse juhendamiseta, isegi ilma minuga ühendust võtmata. See näitab, et on lihtne ja loogiline. Mõned kindluse mõttes küsivad midagi üle, aga ei ole täna ühtegi juhti olnud, kes jääks hätta.
Mida nüüd tänu värbamistarkvarale efektiivsemalt või teisiti teete?
No minu stressitase vähenes kindlasti! See ajamahukas tehniline töö, teades, et samal ajal on mul ka palju olulisemad asjad teha… Lükkasin tavaliselt selle päeva lõppu ja jäingi siis tavaliselt kauemaks kontorisse. Sest enne seda päeval oli vaja vestluseid läbi viia või koosolekud või midagi muud.
Teeme kordades efektiivsemalt kindlasti kogu kandidaatide haldamise protsessi. Keeruline on konkreetset ajavõitu tuua, sest enne puudus meil igasugune ülevaade. Aga seda on ikka tunda. Eelvalik on meil tehtud juba maksimaalselt 1-2 päevaga. Varem pidime nädal pärast konkursi tähtaega kandidaatidele ütlema, et teeme alles eelvalikut.
Kuna eelvalik käib kiiremini ja protsess on läbipaistvam, siis on juhtidel kohe ka lihtsam endale järgmised etapid kalendrisse broneerida. Sest juhtide kalendrisse on üsna keeruline mahtuda, varem juhtus see, et tal polnud enam kalendris aega ja kogu protsess lükkus veel omakorda edasi. Aja kokkuhoid on praegu ikka väga suur.
Haldamine on läinud ülevaatlikuks. Näeme visuaalselt, mis etapis keegi on. Lisaks olen nüüd juhtidega ühes infoväljas. See on suureks abiks, sest saan kandidaatidele, kes helistavad, nüüd kiiresti infot anda. Ma näen tarkvarast, mida juht on kirjutanud. Kandidaat saab kohe vastuse, ma ei pea hakkama teda edasi suunama või siis teise osakonda kirjutama ja uurima, et mis seisus te värbamisega olete.
Kuidas oma värbamistegevuste edu mõõdate – kasutate mingeid kindlaid mõõdikuid?
Mõõtmine oli Excelis eriti keeruline, varem ei saanudki näiteks projekti kiirust mõõta. Väga tahtsin, aga seda polnud võimalik lihtsalt näha. Projekti kestus oli kordades pikem kui praegu, aga kuna võrdlusmoment puudub, siis konkreetset arvu jällegi keeruline öelda.
Praegu jälgin jooksvalt konkursside arvu. Kuna teen seda koordineerimist üksi, siis on vaja jälgida, et konkursside arv ei ületaks jõudlust. Osakondade lõikes jälgin ka projektide arvu, et aru saada, miks keegi nii palju värbab, millistele positsioonidele jne.
Vaatame ka kandidaatide arvu ja kvaliteeti. Tahaksime rohkem liikuda just selle kvaliteedimõõdiku poole. Et rohkem aru saada, kuhu me veel ressurssi panustama peaks, et me leiaks need sobivad inimesed kiiremini ja paremini. Kas peaksime juhte koolitama? Mis teemadel koolitama?
Praeguse värbamistarkvara puhul on ülihea see kiirstatistika, mida saan filtrite abil välja võtta. Saan kiiresti reageerida ja vaadata, et miks kestus nii pikk, et mis me teha saaksime, et protsessi lühendada, kas etappe vahelt ära võtta või midagi muud teha. Süsteem võimaldab palju paindlikkust, mida enne polnud. Kuna mul on kogu aeg pilt ees, et kui pikalt projekt juba kestab, millised voorud on olnud, siis saan analüüsida kordades paremini. Mul on ülevaade kõikidest projektidest.
Millised funktsioonid on teie puhul eriti kasuks tulnud?
Näiteks tag-id on väga tänuväärsed asjad. Siis kindlasti ka jooksvalt projekti etappide muutmine. Mulle meeldib, et üldse paindlikkust on väga palju. Näiteks, mul on üks ports kandidaate, kellega on mis iganes vaja teha. Nii lihtne on teha üks etapp lihtsalt projekti juurde. Seda paindlikkust hindan mina väga. Et ei pea ise mõtlema kuidas oma projekti kohandada vaid vastupidi, tarkvara kohaneb sinuga.
Minu jaoks on olnud kasulik andmebaasi kasutamine. Kui tuleb mingi konkurss, sõltub muidugi konkursist, mingite positsioonide puhul juba tean, et meie andmebaasis võib olla sobivaid kandidaate, siis saan sealt otsida ja olengi siis liigutanud otse projekti. Mida aeg edasi, mida rohkem konkursse me seal haldame, seda paremaks andmebaas ka muutub, selle väärtus suureneb.
Automatiseerituse tooks ka juurde. Kõige esmane, mida ma tajusin. Mis on eriti vau, on see, et ikka on neid kandidaate, kes meili peale saadavad oma CV. Lihtsalt suurepärane on liigutada neid postkastist otse tarkvarasse, ilma et ma peaksin hakkama salvestama CV-d kuskile desktopile ja siis uuesti tarkvarasse üles laadima.
Väga hea on, et iga kandidaadi juures on näha millistel konkurssidel ta meil varem on osalenud ja millisesse etappi konkursil jõudnud. See on ülihea näide automatiseeritusest.
Kirjapõhjasid on väga lihtne koostada ja kasutada. Hea võimalus, mida tahame kindlasti tulevikus rohkem kasutada.
Väga paljud teie juhid juba kasutavad Teamdashi – kuidas neid uus tarkvara aidanud on?
Ääremärkusena olgu välja toodud, et Töötukassa on uue värbamistarkvara tõesti väga kiiresti omaks võtnud. Kui esimesed kasutajad tekkisid juunis, siis praeguseks hetkeks kasutab Teamdashi juba üle 50 Töötukassa töötaja.
Neil oli ka enne väga keeruline see, et peavad ootama kõigepealt millal mina kandidaadid kokku kogun ja siis neile edastan. Siis failid ühes kaustas, Excelis muu info. Ja siis keeruliseks muutis see, et hindamist viivad läbi tavaliselt ju mitu inimest. Siis nad kirjeldasidki varem oma tööd nii, et üks avas faili, lisas oma kommentaarid, siis teine ootas niikaua kuni esimene paneb faili kinni ja siis tekkisid probleemid, et failid kommentaaridega ikkagi ei avanenud. Selline jama kogu aeg.
Täna nad saavad korraga vaadata ja hinnata, üheaegselt tegeleda kandidaatidega. Saavad mugavalt liigutada kandidaadi järgmisesse etappi, näevad visuaalselt kus keegi on, kes on tagasisidet saanud, kes ei ole.
Lisaks sellele, et on lihtne ja mugav, on tegelikult ikka väga ilus ka. Kui sa näiteks taski ära teed ja sul ekraan hakkab sädelema, siis sellist emotsiooni tuleb ka protsessi juurde, pole ainult tuim tegemine ja lihtsalt üks töövahend, vaid annab positiivse emotsiooni ka ikka juurde su päeva.
Olete viimasel ajal palju tähelepanu pööranud värbamisturundusele. Milliseid Teamdashi tööriistu värbamisturunduseks kasutate?
Ma olen selle maandumislehtede ja töökuulutuste tööriistaga äärmiselt rahul, ülitänulik sellele! See on üks tööriistadest, mis on minu tööaega ja mahtu väga palju vähendanud.
Kui varasemalt hakkasin iga kord kui sisendi osakonnast sain mõtlema, et nii kuidas teha, mida kirjutada, mis pilti kasutada – mul polnud korralikku põhja. Mul pole ka piisavat kogemust Adobe Illustratoris, see võttis nii palju aega, jälle stress kui suur. Aga nüüd kui tuleb sisend juhilt, siis nende otsingute puhul, mille jaoks meil on juba Teamdashis maandumislehed loodud, siis tuunin ja värskendan veidi teksti, vahetan pilte vastavalt asukohale ja osakonnale. Uute otsingute puhul, siis on juba natukene hasart ja vaheldust pakkuv, et ahha, nii, kuidas nüüd sellele positsioonile maandumisleht valmis sättida.
See kujunduse pool pole üldse minu tugevus, ma ei saa sinna midagi teha, aga samas see töökuulutuste kujundamine on minu roll töötukassas. Ülitänulik, sest see tööriist on mu elu nii palju lihtsamaks teinud. Ainult lae pildid üles ja säti värvi natukene, minu jaoks väga tänuväärne. Seda esimest emotsiooni on ka juhtidelt palju tulnud, et oo nii vägev, lahedad kuulutused meil.
Neid praeguseid töökuulutusi kasutan ka sisekonkursside puhul. Isegi teenusepakkuja otsingu puhul kasutan ise tehtud maandumislehte praegu. Sama põhja saab väga erineval viisil kasutada. Ja no ajavõidu saan sellest, kui on vaja juba avaldatud töökuulutust muuta, midagi parandada, siis ei pea minema 150 erinevasse kohta parandust sisse viima. Vaid täna parandan ühes kohas ja link toimib edasi.
Artikli autor: Marie Evart, Teamdashi kaasasutaja
